... יומן משימות, ניהול משימות, ניהול זמן, ניהול רשימת משימות, לסגור משימות, מחיקת משימות, למחוק משימות, סדר וארגון משימות, לא לפתוח משימות סגורות, לא לסגור משימות פתוחות, סגירת משימה, פתיחת משימה, ניהול זמן, ניהול ארגוני איך לנהל יומן משימות בצורה יעילה באמת? כדי לנהל יומן משימות באופן יעיל, אליעד כהן מסביר שישנם שני עקרונות חשובים ומשלימים ... ולמניעת עומס ובלבול. מהו עקרון לא לסגור משימות פתוחות? העיקרון הראשון בניהול יומן משימות הוא לא לסגור אף פעם משימה שעדיין פתוחה או שעדיין דורשת טיפול. הטעות הנפוצה היא לסמן משימה כסגורה למרות שהיא עדיין לא טופלה בפועל. מצב כזה יכול להוביל להזנחה של משימות חשובות, כיוון שהמוח מפסיק לראות את המשימה. באופן פשוט, כל משימה שעדיין זקוקה לפעולה חייבת להישאר פתוחה וגלויה ברשימה, כדי לא לפספס אותה בטעות. לדוגמה, אם יש לך משימה לשלוח מייל חשוב, אסור לסמן אותה כסגורה עד שהמייל אכן נשלח. סגירת משימות שעדיין פתוחות גורמת לבלבול ומובילה להחמצה של דברים חשובים. למה חשוב לא להשאיר משימות שסיימנו פתוחות? העיקרון השני, ההפוך אך המשלים לראשון, הוא לא להשאיר משימות ברשימה אחרי שסיימנו לטפל בהן. הרבה אנשים משאירים ברשימת המשימות שלהם דברים שכבר ביצעו, לעיתים כדי לראות כמה הספיקו. אולם, ... מדגיש שהמוח שלנו עובר שוב ושוב על רשימת המשימות, וכשהוא נתקל במשימה שכבר הושלמה, הוא מבצע פעולת עיבוד מיותרת: המשימה הזו הסתיימה, את זה כבר עשיתי, וכך הוא מתעייף ללא צורך. איך משימות מיותרות ברשימה משפיעות על יעילות העבודה שלנו? לפי אליעד, כשאנחנו משאירים משימות סגורות ברשימה, אנחנו יוצרים עומס קוגניטיבי שמוריד את היעילות ...

משימות לעובדים, כמה משימות לתת לעובד? האם לתת לעובד יותר משימות ממה שהוא יכול לעשות? איך לגרום לעובדים להתייעל? איך לנהל עובדים? איך לתת משימות לעובדים? כמות המשימות שצריך לתת לעובד, משימות עתידיות, מוטיבציה לעובדים, יעוץ ארגוני כמה משימות לתת לעובד? האם לתת יותר או פחות משימות, ממה שהעובד יכול לעשות? כאשר מנהלים משימות לעובדים, יש כמה שיקולים עיקריים שמעלים את השאלה - כמה משימות נכון לתת לעובד? האם עדיף להעמיס עליו הרבה מעבר ליכולת שלו, או שכדאי לתת לו בדיוק את מספר המשימות שהוא יכול לבצע? בהרצאה זו אליעד מתייחס לשאלה ומסביר לעומק ... ומפורטות. האם נכון לתת לעובד יותר משימות ממה שהוא יכול לעשות? אליעד נותן דוגמה שמטרתה להמחיש את הסוגיה: נניח שיש לעובד לבצע מאה משימות, אבל בפועל הוא יכול להספיק רק שלוש משימות ביום. במצב כזה, השאלה היא האם לתת לו את כל מאה המשימות או רק את השלוש שהוא יכול להספיק. התשובה לכך לא חד - ... הגישה הראשונה: לתת לעובד רק את המשימות שהוא יכול להספיק? גישה אחת אומרת שאם העובד יכול לעשות רק שלוש משימות, עדיף לתת לו רק את שלוש המשימות האלו ולהתמקד בהן. ההיגיון שעומד מאחורי גישה זו הוא למנוע ... הבאה: אם העובד יקבל את כל מאה המשימות, הוא עלול להיבהל או להתבלבל, ובמקום לבצע את שלוש המשימות שהוא יכול, הוא ינסה לחשוב על כל המאה משימות ויאבד מיקוד. לפעמים, עודף מידע עלול לגרום לו לנסות להתחיל משימות רבות במקביל, ובסופו של דבר לא לעשות אף משימה כמו שצריך. מכאן, שלעיתים, כדי למנוע עומס מיותר, עדיף לתת לעובד רק את המשימות הספציפיות שהוא יכול לבצע כרגע. אליעד גם מציין כי בצורה מעשית, ניתן ליישם זאת על ידי מתן משימות רק ליום הקרוב, לשבוע הקרוב או לחודש הקרוב, כדי לשמור את ... החסרונות של מתן מספר מצומצם של משימות - למה לפעמים עדיף לתת לעובד יותר משימות? אליעד מוסיף הסבר על החיסרון בגישה המצומצמת. לדבריו, עובד שמקבל רק מספר קטן של משימות עשוי להרגיש בנוח מדי, הוא לוקח את העבודה בקצב איטי ורגוע, ... לדוגמה, אם עובד יודע שיש לו רק שלוש משימות, אז הוא יכול לחשוב לעצמו יש לי זמן, אין מה למהר, וכך לא ... מציגים לעובד תמונה רחבה יותר של המשימות, אפילו אם הן רבות מאוד, זה יכול לגרום לו לחשוב איך ...

... ריבוי משימות, ניהול מספר משימות בו זמנית, משימה בתוך משימה, איך לנהל מספר משימות בו זמנית? איך לנהל את הזמן? איך המוח מנהל מספר משימות? איך לבצע מספר משימות בו זמנית ביעילות? ניהול זמן, התייעלות, להתייעל איך לנהל מולטיטסקינג בצורה היעילה ביותר? אחת הבעיות המרכזיות איתן מתמודד האדם כאשר הוא מנהל משימות רבות בו זמנית, היא היכולת לנהל ולזכור את כולן בצורה אפקטיבית. אליעד כהן מסביר שכאשר אדם מתחיל לבצע משימה, פעמים רבות תוך כדי ביצועה נכנסת משימה חדשה. בשלב זה האדם נמצא בצומת החלטה - האם להמשיך במשימה הראשונה או לעבור למשימה החדשה. מדוע ריבוי משימות הופך למורכב במוח האנושי? כאשר האדם עסוק במשימה אחת ופתאום נכנסת משימה נוספת, לכאורה יש שתי משימות בלבד. אך בפועל, לדברי אליעד כהן, יש שלוש משימות שונות המכבידות על המוח: המשימה הראשונה שעסוקים בה כעת. המשימה החדשה שנכנסה כרגע ודורשת התייחסות. המשימה השלישית שהיא לזכור שיש משימה שנדחתה, ושיש לבצע אותה מאוחר יותר. לדוגמה, אם האדם צריך ללכת לסופר ובאמצע אומרים לו ללכת לבנק, פתאום הוא צריך לזכור לא רק שתי משימות, אלא שלוש: ללכת לבנק, ללכת לסופר, ולזכור את המשימה הנדחית. מורכבות זאת מתעצמת כאשר נכנסת עוד משימה חדשה. איך הכי יעיל לנהל מספר משימות במקביל? לפי אליעד כהן, הדרך הטובה ביותר לניהול יעיל של מספר משימות היא לבצע הערכה של דחיפות וחשיבות המשימות. האדם צריך לשאול את עצמו מה יותר דחוף והכרחי, ואז לבחור באיזו משימה להתמקד. לדוגמה, אם המשימה החדשה שהגיעה היא דחופה יותר מזאת הנוכחית, על האדם לעצור את הנוכחית ולבצע את החדשה. אבל כאן יש נקודה חשובה מאוד - אליעד מדגיש שבשלב הזה חובה על האדם לרשום את המשימות הנוספות שנדחו. כך, המוח מתפנה להתרכז ב

משימות לעובדים, תעדוף משימות, דד ליין למשימות, איך לתת משימה לעובד? כמה זמן יקח לבצע את המשימה? תכנון לוחות זמנים, תכנון משימות, ניהול פרויקטים, ניהול עובדים, איך לנהל עובדים? ניהול משימות לעובדים, איך לנהל משימות? איך לתעדף משימות? איך לתת משימה לעובד בצורה אפקטיבית? השלב הראשון במתן משימה לעובד הוא תכנון מדויק של זמן ההשלמה שלה ושל משך זמן הביצוע. הרבה פעמים מנהלים לא שואלים מספיק שאלות ונותנים את המשימה, אך לא מבינים את הצורך היותר מדויק של המשימה, כמו זמן ביצוע והערכת הקשיים. כל מנהל טוב יודע שחשוב להפריד בין השאלות: מתי המשימה תהיה מוכנה? ו - כמה זמן ידרוש לבצע אותה? כדי להבין את משך זמן הביצוע של המשימה, השאלה הראשונה שצריך לשאול את העובד היא: מתי לדעתך זה יהיה מוכן? השאלה הזו מתמקדת בתוצאה הסופית, כלומר, הזמן בו העובד חושב שהוא יסיים את המשימה. עם זאת, זו שאלה שאינה מספקת את התמונה המלאה, מכיוון שהיא לא עונה על כמה זמן יידרש לעובד לעסוק במשימה בפועל, כי לעיתים משימה שנראה שהיא אמורה להימשך יום עבודה אחד, עשויה להימשך שבוע אם ... ייקח לך לעשות את זה? זוהי השאלה שממקד את המנהל בתהליך העבודה עצמו ולא רק בתוצאה הסופית. אם העובד אומר שהמשימה תיקח לו יום או שעה, המנהל מקבל תמונה מדויקת יותר לגבי זמן ... או בעיות טכנולוגיות שיכולות להפריע. בנוסף, התשובה עוזרת למנהל לתכנן את הזמן בצורה יעילה יותר, לבצע תעדוף משימות, ואם יש צורך, לשנות את סדר העדיפויות או לדחות משימות אחרות. כיצד הזמן משפיע על ניהול המשימות? המנהל שואל את העובד על זמן ביצוע המשימה כדי להבין את הגורמים שיכולים להשפיע על זמן העבודה, כגון עומס משימות, קשיים בלתי צפויים או צורך בהכנות נוספות. בהתאם לכך, המנהל יכול להחליט אם דחיפות המשימה מצריכה הקדמתה או אם יש מקום לעיכוב שלה. במידה ויש תשובות ... את זה? ו - מתי זה יהיה מוכן?, המנהל יכול לתכנן את סדר העבודה בצורה אופטימלית ולבצע תעדוף נכון יותר של המשימות. לדוגמה, אם משימה מסוימת אמורה לקחת יותר זמן מהצפוי, אפשר לשקול לדחות אותה או לשלב אותה עם משימות אחרות, וגם לחלק את המשימה לחלקים קטנים יותר אם זה יסייע לייעול. הקציית משימות ניהול

... ארגונים, משימות בארגון, תפקידו של המנהל בארגון, חלוקת תפקידים בארגון, איך לחלק את התפקידים בארגון? מי אמור לעשות מה בארגון? מבנה עץ ארגוני, מבנה כוח האדם בארגון, מי אמור לעשות משימות בארגון? חלוקת המשימות בארגון מהו התפקיד העיקרי של המנהל בארגון? התפקיד המרכזי של המנהל בארגון הוא לבצע כמה שיותר משימות שרק הוא יכול לבצע, וכמה שפחות משימות שגם אחרים מסוגלים לבצע. כאשר המנהל מתלבט איזו משימה עליו לעשות מתוך אותן משימות ייחודיות, עליו לבחור תמיד במשימה שתביא את התועלת הרבה ביותר לארגון. הרעיון המרכזי הוא שלכל עובד בארגון, ובמיוחד למנהל, יש משימות ספציפיות שאם הוא לא יעשה אותן, אף אחד אחר לא יבצע אותן בצורה מספקת או בכלל. איך נכון לחלק משימות בין עובדים בארגון? חלוקת המשימות בארגון צריכה להיעשות לפי היכולות של כל עובד ולפי מידת הייחודיות של המשימות השונות: אם יש עובד אחד ומשימה אחת - ברור שהעובד יבצע את המשימה הזאת. אם יש עובד אחד ושתי משימות - העובד יבצע את המשימה שתביא הכי הרבה ערך לארגון. אם יש שני עובדים ומשימה אחת - העובד שיכול לבצע את המשימה בצורה הכי טובה הוא שיבצע אותה. אם יש שני עובדים ושתי משימות, ושני העובדים יכולים לבצע את שתי המשימות באותה הרמה - כל אחד יכול לבחור באיזו משימה ירצה לעסוק. אם יש שני עובדים ושתי משימות, אך את המשימה הראשונה שני העובדים יכולים לבצע, ואת המשימה השנייה יכול לבצע רק אחד מהם - במקרה כזה המשימה השנייה תבוצע על ידי העובד היחיד שיכול לבצע אותה, ואת המשימה הראשונה יבצע העובד שלא יכול לבצע את המשימה השנייה. כך לא יהיה מצב שבו עובד אחד פנוי ועובד אחר עמוס יתר על המידה. מה עושים כאשר ישנן שלוש משימות לשני עובדים? במקרה בו יש שני עובדים ושלוש משימות, כאשר את המשימה הראשונה יכולים לבצע שני העובדים ואת שתי ה

... משימות, איך לתעדף משימות? פריוריטיזציה, ניהול משימות, ניהול זמן, איך לנהל את הזמן? איך לנהל את המשימות? קביעת סדר עדיפויות, סדרי עדיפויות, טבלת ניהול זמן, פעולת סדרי עדיפויות, טבלת תעדוף משימות, דד ליין לביצוע משימה איך לתעדף משימות בצורה יעילה? כאשר יש לנו רשימת משימות לביצוע, אנו נדרשים לקבוע סדר עדיפויות ולהחליט איזו משימה יש לבצע קודם ואיזו משימה ניתן לדחות לאחר כך. תהליך זה נקרא תעדוף משימות, והוא חיוני לניהול זמן אפקטיבי ולהשגת המטרות בצורה מסודרת ויעילה. כיצד לבצע תעדוף נכון של משימות? כדי לתעדף משימות באופן יעיל, כדאי ואף מומלץ להוסיף לכל משימה כמה פרטים חשובים שיעזרו לנו להחליט על סדר הביצוע: הערכת זמן המשימה: לכל משימה כדאי לרשום הערכת זמן משוערת לביצוע. גם אם לא יודעים בדיוק, ניתן לציין טווח של לפחות ו - לכל היותר. למשל, אם משימה מסוימת עשויה לקחת בין 10 ל - 30 דקות, נוכל לתכנן בהתאם. מידע זה עוזר לנו להבין אילו משימות קצרות ואילו משימות עשויות לדרוש יותר זמן ומשאבים. דדליין (תאריך יעד) של המשימה: אם יש למשימה מועד סיום מחייב, חשוב לציין זאת ליד המשימה. דדליין קובע מתי המשימה חייבת להיות מושלמת. למשל, אם יש משימה שחייבים לסיים עד השעה 14:00, גם אם היא לא חשובה במיוחד, היא תקבל קדימות על פני משימות ללא דדליין קרוב. השוואה בין חשיבות לדחיפות: לא כל משימה דחופה היא גם החשובה ביותר, ולהיפך. לכן, מומלץ להבחין בין משימות דחופות (שיש להן דדליין קרוב) לבין משימות חשובות (שיש להן השפעה גדולה על המטרות שלנו). לדוגמה, תשלום חשבון חשמל ... להיות דחוף, אך תכנון אסטרטגי לעסק עשוי להיות חשוב יותר בטווח הארוך. משימות קצרות מול ארוכות: לעיתים, משימות קצרות שדורשות מעט זמן יכולות להיפתר במהירות ולשחרר לנו עומס, ולכן כדאי ...

... משימות לעובדים, מעקב אחרי משימות לעובדים, איך לעקוב אחרי ביצוע משימות? משימות שלא מוגדרות בזמן, משימות לא ברורות, התקדמות במשימות, ניהול פרויקטים, לחלק משימה לחלקים קטנים, אבני דרך לביצוע המשימה, לוחות זמנים של משימה איך לנהל משימות לעובדים שקשה להעריך את הזמן שלהן? כאשר נותנים לעובד משימה שקשה להעריך מראש כמה זמן תיקח, נוצר קושי משמעותי במעקב אחר ההתקדמות שלה. לדוגמה, במצב שבו מנהל נותן משימה לעובד ושואל אותו מתי להערכתך תסיים?, העובד עשוי לענות שאין לו דרך לדעת כמה זמן זה ייקח כי יש מרכיבים לא ברורים במשימה. במקרים כאלה, אם לא מתבצע מעקב נכון, המנהל עלול לגלות בסוף היום או בסוף השבוע שהמשימה לא בוצעה כלל או שהתעכבה באופן משמעותי מבלי שהוא ידע על כך. למה קשה לעקוב אחרי משימות שאינן מוגדרות בזמן? הסיבה לכך היא שהיעדים אינם ברורים מספיק ואין נקודות בקרה ברורות שמאפשרות לבדוק התקדמות. למשל, אם העובד קיבל משימה לבדוק משהו בלי להגדיר שלבים ברורים, אז המנהל יתקשה להבין איפה בדיוק העובד עומד במשימה - האם הוא בתחילת הדרך, באמצע, או אולי כבר נתקע בשלב מסוים ולא התקדם בכלל. מה הפתרון למעקב אפקטיבי אחרי משימות מורכבות? הפתרון שאליעד מציע הוא לקחת את המשימה הגדולה ולחלק אותה לחלקים קטנים יותר, ברורים ומדויקים. כל חלק כזה יהווה נקודת בקרה ספציפית שאפשר לעקוב אחריה. במקום להסתכל על המשימה הגדולה, מסתכלים על השלבים הקטנים והספציפיים שבתוכה. איך אפשר לחלק משימה גדולה לחלקים קטנים וברורים? לדוגמה, אם המשימה היא לבנות בניין, זוהי משימה גדולה מאוד שקשה לעקוב אחריה כולה בבת אחת. אך אפשר לחלק אותה לשלבים קטנים: שלב ראשון: לפנות את הקרקע מפסולת. שלב שני: לחפור ... אחרי כל שלב ושלב, לקבל עדכונים בכל נקודה ולהבין בזמן אמת איפה עומדת המשימה. מהן אבני דרך ואיך הן עוזרות במעקב אחרי משימות? אבני דרך הן למעשה אותם שלבים קטנים וברורים שכל משימה גדולה מחולקת אליהם. היתרון של שימוש באבני דרך הוא שהעובד יכול לעדכן את המנהל באופן שוטף במצב ההתקדמות. למשל, אפשר לומר ... חלקים קטנים, אפשר למנוע מצב שבו פתאום בסוף היום או בסוף השבוע מתברר שהמשימה לא התקדמה. כך המנהל תמיד יודע את המצב בזמן אמת, מה שמאפשר לו להתערב או לעזור לפני שהבעיה הופכת לגדולה מדי. ניהול כזה מונע הפתעות ומאפשר שליטה טובה יותר בהתקדמות הפרויקט כולו. מה לעשות כאשר המשימות הן לא ברורות או לא מוגדרות היטב? כאשר המשימות עצמן אינן ברורות, חשוב להגדיר מראש יעדים מדויקים עד כמה שאפשר, ולפרק את המשימה הגדולה לחלקים קטנים אפילו יותר. ככל שהמשימה מוגדרת טוב יותר וברור יותר מה נדרש לעשות בכל שלב, כך קל יותר לנהל מעקב. אם ה

משימות, איך לתת משימות? איך לקבל משימות? איך לנהל עובדים? איך לגרום למשימות להתבצע? איך לגרום לעובד לבצע את המשימות? איך לגרום למישהו לעשות משימה? איך למנוע טעויות בנתינת משימות? הטלת משימות, ניהול עובדים, יעוץ למנהלי עבודה איך לתת ולקבל משימות בצורה נכונה ואפקטיבית? אחת הטעויות הנפוצות בניהול משימות, בין אם מדובר בניהול עובדים ובין אם מדובר במשימות שאתם מקבלים מאחרים, היא חוסר הבנה ותקשורת לא ברורה. אליעד כהן מסביר את הדרך המדויקת כיצד לתת ולקבל משימות בצורה יעילה וברורה, על מנת למנוע טעויות, אי הבנות ובעיות עתידיות. מדוע מתרחשות טעויות בתקשורת לגבי משימות? הסיבה המרכזית לטעויות בתקשורת היא ההנחה שהצד השני הבין בדיוק את מה שהתכוונתם לומר. לדוגמה, מנהל מסביר לעובד: אני רוצה שתטפל במשימה מסוימת, העובד מהנהן ואומר הבנתי, אך בפועל הוא מבצע משהו אחר לגמרי ממה שהתכוון המנהל. מדוע זה קורה? כי לא נעשתה פעולה של וולידציה, כלומר, אימות של ההבנה ההדדית. לכן, בכל פעם שאתם נותנים למישהו משימה, לא מספיק להסביר לו מה צריך לעשות. אתם חייבים מיד לאחר ההסבר לשאול אותו: מה הבנת? מה ... עצם השאלה מה הבנת? היא בעצם כלי עוצמתי וחשוב שיכול לחסוך הרבה מאוד כאב ראש ובעיות בעתיד. כיצד לעשות וולידציה במשימות? כאשר אתם נותנים לעובד או למישהו אחר משימה, ההליך הנכון הוא: לתת הסבר ברור על מהות המשימה ומה בדיוק נדרש לבצע. לבקש מהאדם לחזור על ההבנה שלו. שואלים אותו בפשטות: אוקיי, מה הבנת ... שהוא נותן אכן מתאימה למה שהתכוונתם. במידת הצורך, לתקן או להבהיר שוב. לוודא גם לגבי לוח הזמנים המדויק לביצוע המשימה - מתי זה יבוצע ומה הציפייה שלכם. למשל, אם אמרתם לעובד שצריך להכין דוח מסוים עד סוף ... מגיש את הדוח, ומה בדיוק הוא יכלול?. הפעולה הזו נקראת ולידציה והיא יוצרת עימות חיובי שמונע אי הבנות. איך לקבל משימות בצורה נכונה? גם כאשר אתם אלו שמקבלים את המשימה מאחרים, אל תניחו שהבנתם את המשימה בדיוק כפי שהכוונה הייתה. אם מנהל או מישהו אחר נתן לכם משימה, חשוב לבצע את אותה ולידציה בדיוק, רק בצורה הפוכה. אמרו למנהל: רגע, אני רוצה לוודא ... אנשים נתקלים בהמשך בבעיות רבות ובוויכוחים מיותרים, כי בסופו של דבר מתברר שהם לא באמת הבינו בצורה מדויקת את המשימה. האם ביצוע וולידציה הוא באמת הכרחי? אליעד כהן מדגיש שאנשים חושבים שהם לא צריכים לעשות זאת, אך ברגע שהם חווים פעם אחת או יותר תסכולים כתוצאה ממשימה שלא הובנה כראוי, הם מבינים שהיו יכולים למנוע את הטעות מראש על ידי פעולה פשוטה זו. ... או טיפשית, היא שמונעת אי הבנות גדולות בהמשך. ההמלצה היא להפוך את התהליך הזה לשגרה, כחלק אינטגרלי מתקשורת המשימות שלכם. ככל שתטמיעו את השאלה מה הבנת? בשגרה שלכם, כך תמנעו יותר ויותר טעויות ותשפרו את ... קבוע, אתם יוצרים סביבה של תקשורת ברורה ואפקטיבית. עובדים מבינים בדיוק מה מצופה מהם, מנהלים יודעים בוודאות שהמשימות שהטילו מובנות כהלכה, והכל נעשה באופן מסונכרן וברור. זה מפחית מאוד את כמות הטעויות, ... פחות תסכול ותתמודדו עם הרבה פחות קונפליקטים מיותרים. לסיכום, השיטה הפשוטה והאפקטיבית ביותר לוודא ביצוע נכון של משימות היא תמיד לשאול ולבדוק את ההבנה ההדדית. השאלה מה הבנת? היא כלי רב - עוצמה ופשוט מאוד ליישום, שיכול לשנות לחלוטין את איכות התקשורת שלכם בעבודה ובחיים בכלל. ניהול משימות איך לתת משימות לעובדים? ניהול עובדים בצורה אפקטיבית איך למנוע טעויות בתקשורת? מה זה וולידציה בתקשורת? ...

... משימות, פריוריטיזציה, לחלק את המשימה לחלקים, איך לתעדף משימות? חלקים של משימות, תעדוף חלקים של משימות, מה קדם למה? מה לעשות קודם? ניהול זמן, איך לנהל את הזמן? קביעת סדר עדיפויות, איך לתכנן את הזמן? איך לקבוע סדר עדיפויות? מהי הדרך היעילה ביותר לתעדף משימות? כאשר אנחנו מנהלים משימות, חשוב לא לראות כל משימה כיחידה אחת. במקום זאת, יש להתמקד בחלוקתה לחלקים. גישה זו מאפשרת לנו לתעדף את המשימות בצורה חכמה וממוקדת יותר. כל משימה יכולה להיות מורכבת ממספר שלבים, וכל שלב ניתן לתעדף באופן עצמאי. המשמעות של גישה זו היא שניתן לבצע חלקים מסוימים של משימה מבלי להמתין להשלמתה המלאה, מה שמגביר את היעילות בניהול הזמן. איך לחלק משימות בצורה יעילה? לא כל משימה צריכה להתבצע בשלמותה או לדחותה לגמרי אם לא ניתן לבצע אותה בזמן נתון. יש להסתכל על כל משימה ולבחון אילו חלקים ניתן לבצע מיידית, גם אם לא ניתן להשלים אותה באופן מלא. על ידי חלוקה נכונה של המשימה לחלקים, אנחנו יכולים להתחיל בביצוע חלקים מסוימים ולהמתין להשלמת שאר החלקים בשלב מאוחר יותר. החכמה היא לדעת כמה חלקים להוציא לכל משימה, כך שביצוע המשימה ייעשה בצורה החכמה והיעילה ביותר. היתרונות של חלוקת משימות לחלקים הפיכת משימות מורכבות לפשוטות יותר לניהול היכולת להתחיל משימה מבלי להשלים אותה לחלוטין אפשרות לתעדף חלקים שונים של משימות ניצול יעיל של הזמן - לא צריך לחכות להשלמת משימה כדי להתחיל אחרת גמישות - ניתן להשלים חלקים של משימה גם אם לא ניתן להשלים את כולה דוגמה מעשית: ניהול מטבח במסעדה נניח שמנהל מטבח במסעדה צריך להכין שלוש מנות: מנה ראשונה, מנה עיקרית וקינוח. הכנת הקינוח דורשת שעה, אבל הוא מוגש ... הראשונה. כך בסופו של דבר הקינוח יהיה מוכן בזמן, מבלי לעכב את העבודה על שאר המנות. כמה חלקים לחלק כל משימה? השאלה הנשאלת היא, כמה חלקים יש לחלק כל משימה? ניתן תאורטית לחלק כל משימה למספר אינסופי של חלקים, אבל למעשה, יש לחלק את המשימה בהתאם לצורך, כלומר, בחלוקה שתשפיע על סדר ביצוע המשימות. אם חלוקת המשימה לחלקים משפיעה על סדר ביצוען, אז יש טעם לחלק את המשימה. אך אם החלוקה גורמת לכך שהסדר לא משתנה והביצוע נשאר אותו דבר, אין בכך תועלת. חשוב גם לשים לב שהחלוקה לא תהפוך את ה

... משימות, ניהול זמן, איך לנהל את הזמן? איך לתעדף משימות? חלוקת משימות לקטגוריות, איך לדעת מאיפה להתחיל? מאיזו משימה להתחיל, איך לנהל משימות? איך לעמוד בלוחות זמנים? פריורטיזציה, איך לקבוע סדר עדיפויות? ניהול סדר יום איך לתעדף משימות ולנהל זמן בצורה יעילה? כשאדם נמצא במצב שבו יש לו הרבה מאוד משימות , והוא לא יודע מאיפה להתחיל, קיימות דרכים שונות לתעדף ולנהל את הזמן בצורה אפקטיבית. אליעד כהן מציע שיטה המארגנת את המשימות לפי קטגוריות, כך שהמשימות מקבלות סדר עדיפויות מוגדר וברור, מה שמסייע להתמודד עם כמות רבה של משימות בצורה ממוקדת ויעילה. איך לחלק משימות לקטגוריות? השלב הראשון בתהליך תיעדוף המשימות הוא לחלק את המשימות לקטגוריות ברורות. לדוגמה, אם מדובר בניהול עסק, המשימות יכולות להתחלק לקטגוריות כמו: ניהול עובדים, שיווק, הגדלת מכירות, מחשוב, אבטחת מידע ועוד. כל קטגוריה משויכת לתחום עיסוק מסוים, וזה מאפשר להקנות לכל משימה קונטקסט ברור. לאחר החלקת המשימות לקטגוריות, כל קטגוריה מקבלת התייחסות שונה. איך לבחור את הקטגוריה החשובה ביותר? לאחר שהמשימות חולקו לקטגוריות, השלב הבא הוא תעדוף הקטגוריות עצמן. השאלה המרכזית שצריך לשאול את עצמנו היא: איזו ... אישיים ועסקיים שמנחים את החלטות התיעדוף. מה לעשות כשיש משימות שלא ניתן לתעדף בקלות? לפעמים יש משימות שלא בהכרח משתייכות לקטגוריה החשובה ביותר, אך יכולות להביא תועלת מיידית. לדוגמה, משימה הדורשת זמן מינימלי אך יכולה להניב תוצאה חיובית מידית עשויה להיות חשובה יותר לעשייה מיידית. לכן, גם כאשר יש כמות רבה של משימות והדילמה היא מה לעשות קודם, שיטה של חלוקה לקטגוריות עוזרת להקל על הבחירה. איך לתעדף בתוך כל ... לאחר שמחליטים על הקטגוריה בה נתמקד, השלב הבא הוא תיעדוף המשימות בתוך אותה קטגוריה. לדוגמה, אם אנו עובדים על משימות שקשורות לשיווק, נצטרך לשאול את עצמנו: איזו משימה עשויה להביא את התועלת הרבה ביותר ביחס לזמן שיידרש לבצע אותה? כך, נוכל למקד את המשאבים והזמן במשימות החשובות ביותר. אליעד מציע לעבור על כל משימה ולבחון את העלות שלה לעומת התועלת שהיא צפויה להביא, ואז להחליט איזו משימה לבצע קודם. ניהול זמן בצורה אפקטיבית לאחר תיעדוף המשימות וקטגוריות המשימות, יש להקצות זמן לכל משימה בצורה מושכלת. ניהול זמן נכון מחייב לא להיות פזיזים בתהליך, אלא להקדיש מחשבה לכל