האם ביזור הנו דבר מועיל? מדוע קשה לנו כל כך לבזר פעולות בארגונים? מה היא חשיבות הביזור בארגונים פורמאליים ובלתי פורמאליים? מקריאת הספר "חכמת ההמונים" של ג'יימס סורוביצקי, ולאחר מחשבות ויישום של עקרון הביזור, הבנתי כי יש משמעויות רבות לעקרון זה. ניתן ליישם עקרון זה בפעולות כמו קבלת החלטות, יישום החלטות, פעולות של תחזוקת הארגון, פעולות פיתוח והרחבת הארגון, חשיבה משותפת לפני קבלת החלטות, ניתוח בעיה והעלאת פתרונות לבעיה ועוד.
מה זה ביזור? ביזור הנה פעולה של חלוקת אחריות וסמכויות בין מספר פרטים המרכיבים ארגון או קבוצה בצורה שמובילה לכך שהאחריות אינה מרוכזת אצל אדם אחד בלבד, דבר שמותיר את יתר הפרטים לתפקיד ביצועי בלבד. משמעות הביזור עצמו היא שמשאבים שנעזרים בהם לטובת פעילות מסוימת נמצאים בקרב מספר רב יותר של משתתפים שהנם לאו דווקא בתפקידי הובלה. ביזור יכול להתרחש גם בין מספר ארגונים למטרה משותפת. ביזור יכול לייצר חלוקת תפקידים גם בקרב משרדי הממשלה לגבי טיפול באנשים המתמודדים עם מוגבלות, לדוגמה. כל משרד עשוי לטפל בפן אחר ולספק שירות בתחום התמחותה לאותה אוכלוסייה. ביזור יוצר התמחות, כפי שנטען בספרו של סורוביצקי. כך לדוגמה בחברה המייצרת מוצר מסוים, מחלקה אחת עובדת על שיווק, מחלקה אחת על שירות לקוחות וכדומה..
באשר לביזור בקבלת החלטות ורמת השיתוף \ השתתפות של הפרטים בקבלת החלטות: הצוות המוביל יכול לקבל החלטות במספר דרכים: קבלת החלטות עצמאית לחלוטין, ללא התחשבות בעובדים או במתנדבים האחרים, קבלת החלטות לאחר ששמעו את העובדים או המתנדבים תוך אי התחשבות בדבריהם אלא על מנת "לצאת ידי חובה", קבלת החלטות תוך התחשבות אמתית בדבריהם של העובדים או המתנדבים, קבלת החלטות יחד עם העובדים או המתנדבים. לכל אחת מהאופציות יש יתרונות וחסרונות ונכנסת פה סוגיה הקשורה למידת העצמאות של הפרטים שהארגון מורכב מהם לעומת מידת העצמאות של צוות ההובלה של הארגון. ככל שצוות ההובלה יותר עצמאי כך הפרטים המרכיבים את הארגון ובסיסו פחות עצמאים ולהפך. ניתן לומר כי ככל שהארגון פועל יותר כדי לבזר תפקידים ותחומי אחריות וקבלת החלטות, ככה הפרטים ירגישו יותר עצמאים בתוכו.
עם זאת, ישנו איזון מסוים שצריך לייצר. יותר מידי ביזור יכול גם לבלבל ולא ישיג את התוצאות של התמחות בתחום מסוים. ביזור, לפי סורוביצקי, דורש וחייב ללכת יד ביד עם תאום וקיבוץ. ללא תאום וקיבוץ - עשויות להתרחש תקלות עקב העובדה שמידע רלוונטי לא עובר מפרט או גוף אחד למשנהו בתוך הארגון.
ריכוזיות יתר יכול להוביל לתחושה של חוסר עצמאות, לפחות אכפתיות והגדלת ראש. אז אם כל כך משתלם לבזר, מדוע אנשים בתפקידי הובלה מתקשים לעתים לבזר תפקידים ותחומי אחריות? יש כמה סיבות אפשריות לכך. ראשית, אנשים בתפקידי הובלה לעתים מפיקים את תחושת הערך העצמי שלהם בכך שהם עושים את הפעולות, מאחר שזה אומר שהם יותר מוכשרים ומקבלים אולי יותר "תהילה", יתכן שזה גורם לתחושה שהם אהובים ונזקקים, בעלי משמעות. סיבה אחרת לכך יכולה להיות הקושי לסמוך על אנשים אחרים, קושי לתת אמון באחרים שיבצעו עבודה פעילות או יקבלו החלטות כראוי. המחשבה שפעולה מסוימת חייבת להביא תוצאה מושלמת, או צריכה להיעשות בדרך מסוימת, מקבעת את האחריות אצל האדם המוביל, אך גם מקבעת את צורת החשיבה. ככל שיש יותר ביזור, ככה צורת החשיבה יותר מגוונת, כל עוד ישנם תנאים שמסייעים לחשיבה עצמאית של פרטים בארגון להתקיים. סורוביצקי מביא שלל דוגמאות לכך שביזור ושותפות בחשיבה הביאו לחשיבה יצירתית ולפתרון בעיות מגוון ומדויק יותר.
ישנה גם מחשבה שעשויה לבוא מכיוון הצד המוביל וגם הצד המובל, לפיה יש לציית לסמכות ויש צורך ב"אוטוריטה" אחת. זו שאלת הביצה והתרנגולת: מה בא קודם, תחושת ביטחון עצמי ירוד של הפרטים בארגון, או אוירה ונורמות, שיוצר הצד המוביל לפיהם יש לייצר אוטוריטה ולא לסמוך על הפרטים? תחושת חוסר ביטחון בתורה יכולה לגרום שוב לתלות בסמכות ולחשיבה שאינה עצמאית והנה קיבלתם מעגל קסמים שמשמר את המצב כפי שהוא.
בהקמת ארגון התנדבותי, עקרון הביזור הנו אימננטי ותנאי להקמת הארגון ולקיומו. באם אדם או שניים מקבלים החלטות בעצמם, ללא שיתוף הפעילים בקבלת ההחלטות, עשוי להתרחש מצב שבו פרטים אינם מרגישים חלק בארגון או בהקמתו. מצד שני, פרטים המתנדבים עשויים להעביר מסרים שאינם מעוניינים לקחת חלק בכל החלטה שמתבצעת. אז איך קובעים אילו החלטות לקבל בצורה משותפת ואילו לא? יש להקשיב לרחשי השטח ולנסות להבין את הסיבות לצורך להסיר אחריות. ישנן החלטות שפחות קריטיות וישנן החלטות שיותר קריטיות להשתתפות פעילים ומתנדבים.
מה זה ביזור? ביזור הנה פעולה של חלוקת אחריות וסמכויות בין מספר פרטים המרכיבים ארגון או קבוצה בצורה שמובילה לכך שהאחריות אינה מרוכזת אצל אדם אחד בלבד, דבר שמותיר את יתר הפרטים לתפקיד ביצועי בלבד. משמעות הביזור עצמו היא שמשאבים שנעזרים בהם לטובת פעילות מסוימת נמצאים בקרב מספר רב יותר של משתתפים שהנם לאו דווקא בתפקידי הובלה. ביזור יכול להתרחש גם בין מספר ארגונים למטרה משותפת. ביזור יכול לייצר חלוקת תפקידים גם בקרב משרדי הממשלה לגבי טיפול באנשים המתמודדים עם מוגבלות, לדוגמה. כל משרד עשוי לטפל בפן אחר ולספק שירות בתחום התמחותה לאותה אוכלוסייה. ביזור יוצר התמחות, כפי שנטען בספרו של סורוביצקי. כך לדוגמה בחברה המייצרת מוצר מסוים, מחלקה אחת עובדת על שיווק, מחלקה אחת על שירות לקוחות וכדומה..
באשר לביזור בקבלת החלטות ורמת השיתוף \ השתתפות של הפרטים בקבלת החלטות: הצוות המוביל יכול לקבל החלטות במספר דרכים: קבלת החלטות עצמאית לחלוטין, ללא התחשבות בעובדים או במתנדבים האחרים, קבלת החלטות לאחר ששמעו את העובדים או המתנדבים תוך אי התחשבות בדבריהם אלא על מנת "לצאת ידי חובה", קבלת החלטות תוך התחשבות אמתית בדבריהם של העובדים או המתנדבים, קבלת החלטות יחד עם העובדים או המתנדבים. לכל אחת מהאופציות יש יתרונות וחסרונות ונכנסת פה סוגיה הקשורה למידת העצמאות של הפרטים שהארגון מורכב מהם לעומת מידת העצמאות של צוות ההובלה של הארגון. ככל שצוות ההובלה יותר עצמאי כך הפרטים המרכיבים את הארגון ובסיסו פחות עצמאים ולהפך. ניתן לומר כי ככל שהארגון פועל יותר כדי לבזר תפקידים ותחומי אחריות וקבלת החלטות, ככה הפרטים ירגישו יותר עצמאים בתוכו.
עם זאת, ישנו איזון מסוים שצריך לייצר. יותר מידי ביזור יכול גם לבלבל ולא ישיג את התוצאות של התמחות בתחום מסוים. ביזור, לפי סורוביצקי, דורש וחייב ללכת יד ביד עם תאום וקיבוץ. ללא תאום וקיבוץ - עשויות להתרחש תקלות עקב העובדה שמידע רלוונטי לא עובר מפרט או גוף אחד למשנהו בתוך הארגון.
ריכוזיות יתר יכול להוביל לתחושה של חוסר עצמאות, לפחות אכפתיות והגדלת ראש. אז אם כל כך משתלם לבזר, מדוע אנשים בתפקידי הובלה מתקשים לעתים לבזר תפקידים ותחומי אחריות? יש כמה סיבות אפשריות לכך. ראשית, אנשים בתפקידי הובלה לעתים מפיקים את תחושת הערך העצמי שלהם בכך שהם עושים את הפעולות, מאחר שזה אומר שהם יותר מוכשרים ומקבלים אולי יותר "תהילה", יתכן שזה גורם לתחושה שהם אהובים ונזקקים, בעלי משמעות. סיבה אחרת לכך יכולה להיות הקושי לסמוך על אנשים אחרים, קושי לתת אמון באחרים שיבצעו עבודה פעילות או יקבלו החלטות כראוי. המחשבה שפעולה מסוימת חייבת להביא תוצאה מושלמת, או צריכה להיעשות בדרך מסוימת, מקבעת את האחריות אצל האדם המוביל, אך גם מקבעת את צורת החשיבה. ככל שיש יותר ביזור, ככה צורת החשיבה יותר מגוונת, כל עוד ישנם תנאים שמסייעים לחשיבה עצמאית של פרטים בארגון להתקיים. סורוביצקי מביא שלל דוגמאות לכך שביזור ושותפות בחשיבה הביאו לחשיבה יצירתית ולפתרון בעיות מגוון ומדויק יותר.
ישנה גם מחשבה שעשויה לבוא מכיוון הצד המוביל וגם הצד המובל, לפיה יש לציית לסמכות ויש צורך ב"אוטוריטה" אחת. זו שאלת הביצה והתרנגולת: מה בא קודם, תחושת ביטחון עצמי ירוד של הפרטים בארגון, או אוירה ונורמות, שיוצר הצד המוביל לפיהם יש לייצר אוטוריטה ולא לסמוך על הפרטים? תחושת חוסר ביטחון בתורה יכולה לגרום שוב לתלות בסמכות ולחשיבה שאינה עצמאית והנה קיבלתם מעגל קסמים שמשמר את המצב כפי שהוא.
בהקמת ארגון התנדבותי, עקרון הביזור הנו אימננטי ותנאי להקמת הארגון ולקיומו. באם אדם או שניים מקבלים החלטות בעצמם, ללא שיתוף הפעילים בקבלת ההחלטות, עשוי להתרחש מצב שבו פרטים אינם מרגישים חלק בארגון או בהקמתו. מצד שני, פרטים המתנדבים עשויים להעביר מסרים שאינם מעוניינים לקחת חלק בכל החלטה שמתבצעת. אז איך קובעים אילו החלטות לקבל בצורה משותפת ואילו לא? יש להקשיב לרחשי השטח ולנסות להבין את הסיבות לצורך להסיר אחריות. ישנן החלטות שפחות קריטיות וישנן החלטות שיותר קריטיות להשתתפות פעילים ומתנדבים.
050-3331-331