רצים, זזים, מהר. להספיק הכל. עבודה. בית. ילדים.

מה 18: 00? כבר 18: 00? איך 18: 00? והרי לא הספקתי כלום. שוב.

לא הספקתי כלום. מכירים? התחושה הזו שהנה עבר לו כל היום.

ואני? אני לא הספקתי כלום! וודאי לא את הדברים החשובים. והרי נשבעתם היום זה היום! היום אני אצלצל ל... אתייק את... אפגוש את... (מחק / י את המיותר). נכון. אפשר לעשות מה שעשינו אתמול ופשוט (?) לדחות למחר. מה עוד אפשר לעשות? ללמוד לנהל את הזמן שלנו. שמעתם? אנחנו. לומדים לנהל את הזמן, במקום לתת לו לנהל אותנו.

24 שעות - לא רק סדרה בטלויזיה

דבר ראשון עובדות. יש רק 24 שעות ביממה. מוכר נכון? אז לא לשכוח. חלק ניכר משעות היום שלנו מוקדש אם נרצה בכך ואם לאו לשינה, לאכילה ועוד. רק חלק קטן מהיממה מוקדש למילוי המשימות שלנו. את הנתח הזה של שעות היממה אנחנו צריכים ללמוד לנהל נכון. על החלק הזה של היום ננסה לעבוד יחד.

רישום מטלות

לפני הכל, כדי לנצל נכון את הזמן שבידינו יש לשבת ולתכנן. לתכנן? אני שומעת אתכם אומרים. אין לי זמן לעבוד, מתי אספיק לתכנן? אז זהו, טיפ ראשון - תכנון נכון של היום יחסוך לכם שעות (כן לפעמים אפילו שעות!) במהלכו. אז קדימה דף ועט ולרשום. לרשום את כל המטלות לביצוע ביום העבודה הקרוב.

יש מי שמעדיף לתכנן את יום המחרת כבר בערב ולישון בשקט. אחרים מעדיפים להקדיש דווקא את שעות הבוקר המוקדמות לתכנון. כך או כך מומלץ להקדיש 10 - 15 דקות לפחות לתכנון היום. לפני שמתחילים לעבוד.

ואיפה אני?

רשימת המטלות מוכנה. ומה חסר בה? כנראה שאתם. האם אתם מופיעים ברשימה? לא ממש? זה הזמן להוסיף לרשימת המטלות את הנושאים האישיים שחשובים לכם. את מכון הכושר. את הקפה על שפת הים. את אותם דברים קטנים ש"עושים את היום". את זריקות האנרגיה הקטנות שכל כך חשובות לנו. את אותם נושאים עליהם אנחנו ממהרים לוותר ברגע שנוצרת מצוקת הזמן הראשונה.

זמני ביצוע

עכשיו כשכול המשימות רשומות לפניכם אפשר לעבור לשלב הבא. שלב זה דורש אמנם מעט תרגול אבל נתרגל גם לזה. עכשיו עלינו להעריך את זמני הביצוע של כל מטלה. כאן בא לעזרתנו "כלל אצבע" פשוט. באופן "מפתיע" רוב המטלות לוקחות זמן רב יותר מכפי שאנו מעריכים. מפתיע? לא אותנו. לכן מומלץ להקציב מראש לכל מטלה זמן ארוך יותר מכפי שנדמה לכם שידרש לסיומה. במקביל, מומלץ לחזור ולבדוק את הערכות הזמנים שלכם. האם הזמנים המשוערים דומים לזמני הביצוע בפועל? בדיקה כזו תסייע לנו לבצע הערכות מדוייקות יותר בעתיד.

חלונות, דלתות ושאר ירקות

מה עוד? חשוב להשאיר בלוחות הזמנים שלנו "חלונות". כמו בבית הספר ובאוניברסיטה - זמן שנשאר פנוי מראש. אל תדאגו, הזמן הזה יתמלא. כולו. אם במטלות שמתארכות מעבר לצפוי, אם במטלות חדשות ובלתי צפויות ואם באותה כוס קפה "על הים" שרצינו כל - כך.

סדרי עדיפויות

רשימת המטלות ארוכה כאורך הגלות. זמן התכנון שלי כמעט נגמר. אז מאיזו משימה להתחיל? החדשות הרעות? לא מתחילים במשימה ש"בא לנו" לעשות, זה לא כל - כך פשוט. החדשות הטובות? קיים מספר רב של טכניקות היכולות לסייע בקביעת סדרי עדיפויות. הטכניקה החביבה עלי מכולן - טכניקת דחוף - חשוב. בטכניקה זו המשימות שקיבלו את העדיפות הגבוהה ביותר (ויבוצעו ראשונות) הן אותן משימות שיהיו גם דחופות וגם חשובות. רגע, רגע. אתם תוהים, מה ההבדל בין חשוב לדחוף? אם משהו דחוף הוא בוודאי גם חשוב, לא? לא! לא תמיד. דברים דחופים רבים אינם חשובים ולהיפך, רבים מהדברים החשובים אינם דחופים כלל.

דוגמא נפלאה היא משימות השיווק שלנו. דחוף? בדרך כלל לא. הרי אף אחד לא ידע אם לא ביצעתי את שיחות המכירה שתכננתי. האם חשוב לקיים את השיחות הללו? קרוב לוודאי שהתשובה הנה "מאוד". השיחות הללו יביאו את הלקוחות הבאים שלנו, את מקורות ההכנסה העתידיים שלנו. והרי לנו דוגמא לנושא חשוב מאוד שלכאורה אינו דחוף כלל.

לבצע

לאחר שקבעתם את סדרי העדיפויות לרשימת המטלות היומית מסתיים לו התכנון ומתחיל הביצוע. אחת אחת לפי הסדר נעבור ונבצע. משימה משימה. בלי לדלג. בלי לדלג שומעים? לבצע גם את המשימות הקשות והלא נעימות. שווה להתעקש, לבצע ולהפסיק לבזבז אנרגיה על רגשות אשם. על משימות שלא בוצעו.

סוף טוב הכל טוב

ועכשיו תורכם. לעבודה. לפי הסדר. אחת אחת. לבצע. ולא לשכוח, ניהול הזמן הינה מיומנות נרכשת. עם קצת אימון תוכלו לעשות את כל זה ויותר.